MS Access跟踪员工的有效日期

Question

我目前有一个MS Access应用程序，用于存储有关负责某项任务的员工的信息。

我的表格是这样的。您在文本框中输入任务。您从绑定到staff表的组合框中选择员工。最后，我们将此信息保存到Task表中。就像我想的那样简单......

但这是问题所在。没有员工永远在公司工作。可能会为新员工/另一名员工分配以前由不再在那里工作的员工执行的任务。在我更新新员工的表格中，旧的员工信息被替换，我们甚至不知道该员工是否存在。

我遇到了向员工添加有效日期的概念，可用于跟踪员工的历史。

现在，我想知道在使用新员工的信息更新“任务”表单时，如何保留上一位员工的数据。

我该怎么办？

感谢您的协助。

BR， 保罗

我上传了我正在处理的三种表单的链接。

• 在公司外部表格中，我们没有提到日期字段。
• 在我们的公司提案表格中，我们可能需要增加其他人员但不想重复提案信息，只需要官员，部门，候补人员和分裂。
• 在公司外部详细信息表格中，我们可能需要将相同的概念应用于公司董事，而无需申请其他机构信息。

我还在研究这个主题，在那里我找到了一个解释生效日期概念的文件。我需要知道如何应用它，也不需要对应用程序进行大量更改。

• www.gsa.gov/graphics/staffoffices/DatedInformationandDateTracking.pdf

我希望这可以帮助您理解我的问题。

Answer 1

您似乎保留了非常简单的信息，您想知道当前分配给任何给定任务的人员。在表中添加“assignedDate”字段。然后，您可以将需要显示当前受让人的任何报表或表单更改为按“任务”分组并仅选择最新记录的查询。

不要将受理人包括在任务表中的字段中。您需要一个额外的表，例如“TaskAssignees”，包括TaskID，ContactID，输入日期，分配日期，未分配日期。现在，在报告中，您可以在任何日期提取正确的受让人，或者从头到尾列出受让人的历史记录。

Answer 2

我会说你的问题太复杂了。

当然，对于员工离职时的任务会发生什么样的管理政策 - 他们的替换会将他们结束，或者他们被分配给离职员工的主管或同事。

因此，您的应用程序应编码该业务实践。应设置编辑员工的表单，以便员工离职时，将其任务移至相应的员工。这意味着您不必存储有效日期，然后编写复杂的SQL以按这些日期进行过滤。相反，您将使用与您已有的相同的结构。

现在，当然，我并不愚蠢 - 我知道很多公司应该有这样的政策，但很多时候，这些事情都会陷入困境。当我担任这个职位（作为外部承包商）时，我告诉他们两个选项并为这两个选项定价。当员工离开时，为分配的任务执行的策略实施策略是便宜的。实施生效日期是昂贵的。因此，如果他们想省钱，他们会提出一个可以在数据库应用程序中实现的策略。

Answer 3

如果已经建议的解决方案不适合您，那么您可以查看创建一个审计表，该表有效地记录对记录所做的每一项更改（这样可以让您跟踪所有更改，即使在您尚未开发的系统区域。）

以下是一些显示如何执行此操作的链接：

a simple solution for tracking changes to access data

Allen Browne - creating an audit log.