如何在word文档中包含sharepoint版本列的值？

Question

我正在尝试找出一种方法，将SharePoint中版本列的内容（即每次签入文件时更改的值）显示为Word文档中的字段（或类似内容）。

理想情况下，我想知道如何配置SharePoint，以便点击“插入＆gt;快速部件＆gt;文档属性＆gt;版本”之类的内容，它将包含文档中的版本。目标是让某人更容易将文档的打印版本与SharePoint的版本历史关联起来。

我已经能够将可编辑的文本列添加到Document内容类型中，并将它们显示为文档属性快速部分。我还能够添加一个计算列，该列将版本作为文本字符串...但是此计算列不是在Word中显示为文档属性。 （也许我错过了计算列的设置）

Answer 1

这是获取文档版本的一种方法，让它工作有点痛苦......

• 在文档库中启用版本控制和内容类型。
• 进入文档库设置，然后选择希望版本显示的内容类型。
• 从内容类型菜单中选择信息管理策略设置。
• 选择定义策略并单击。
• 点击“启用标签”复选框
• 请勿检查“标签”部分中的其他两个框。

• 在“标签格式”字段中，按以下格式输入元数据字段：

   Version : {Version} \n
  

• 设置标签外观并单击预览。

• 点击页面底部。
• 返回库并使用您修改过的内容类型创建新文档。
• 将文件另存为Word 2007格式。
• 选择插入标签
• 从功能区菜单中选择快速部件并将鼠标悬停在文档属性
上
• 从属性列表中选择标签
• 这应该将标签中定义的元数据显示为word文档中的字段。下次打开文档时，该字段将自动更新。
• 保存。

Answer 2

这需要配置SharePoint和Word文档。

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配置SHAREPOINT的文档库

1. 转到计划存储版本控制文档的文档库。
2. 点击设置＆gt;文档库设置
3. 点击“版本控制设置”，确保您拥有“创建主要版本”或“创建主要和次要（草稿）版本”。
4. 单击“确定”。
5. 点击“信息管理政策设置”
6. 如果您的图书馆可以处理多种内容类型，您会看到它们的列表。单击“文档”。如果它只能处理一种内容类型，请跳过此步骤。
7. 选择“定义策略...”，然后单击“确定”。
8. 选中“启用标签”框，但不要检查该部分中其他两个框中的任何一个。
9. 在“标签格式”框中输入{Version}。
10. （可选）您可以格式化版本标签。
11. 点击“刷新”按钮，查看版本标签的预览。它会说{_UIVersionString}
之类的东西
12. 如果您对标签的外观感到满意，请单击“确定”。
13. 要返回文档库，请在页面顶部的痕迹路径中单击文档库的名称。

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配置您的字词文档：

1. 在库中创建新文档或上传一个。
2. 打开文档并进行编辑。
3. 将光标放在要显示版本标签的位置。
4. 转到“插入”按钮;快速部件＆gt;文档属性＆gt;标签
5. 版本标签“{_UIVersionString}”将显示在文档中。
6. 保存文档（并选择下一个版本应该是什么）。你们都准备好了！
7. 如果要测试它，请关闭文档并重新打开。更新后的版本将自动显示在您放置版本标签的位置。

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这些说明基于Erwin的回答。

Answer 3

Answer 4

重要： 在SP2010中，在信息管理策略设置下的文档库中启用标签时，无法将其另存为网站模板。文档库将被破坏，即使我们禁用该策略，另存为网站模板功能仍然会被破坏。唯一的选择似乎是永久删除和重建列表。

Answer 5

我认为jaloplo所指的RevNum字段与SharePoint文档版本号不同。它每次保存文档时都会更新，但似乎保留了自己的修订版编号系统，与SharePoint版本编号系统相关（但独立）。

Answer 6

尝试在自定义内容类型中创建计算字段。该字段可以等于版本。这将使您能够将其添加为文档中的属性。这仅适用于Office 2007文档。

创建自定义内容类型后，您可以根据内容类型创建新文档。 创建文档后，您可以提取文档信息面板并保存。它是一个信息路径表单，因此您可以根据需要对其进行自定义，并将自定义面板上传到内容类型。

Answer 7

Erwin的回答很明显，但我想留下这个以防万一有人遇到我所做的同样问题。如果您尝试在网站集内容类型而不是文档库级别设置版本标签，则会收到错误“无法找到标签引用，版本”。预览或保存信息策略时。此外，如果您之前在网站集内容类型级别定义了策略，则无法在文档库级别保存策略。 必须在网站集内容类型上设置为“无”。可能应该从一开始就对我很明显，但事实并非如此，也许这会帮助其他人下线。

Answer 8

文档库的所有列都是word文档的文档属性。要获取文档的版本，您必须显示文档属性，然后选择“高级属性”。在这一刻，您将看到经典文档属性窗口，您可以在最后一个选项卡中看到“Version”属性。

因此，您可以将此属性的值添加到所需位置的文档中，例如页脚。