使用Google脚本分享Google文档，以编辑方式设置一系列电子邮件（在Google表格中）

Question

我基本上想象的是可以改变允许编辑的工作表共享状态的命令。例如，我有一个公司的主文件（用于跟踪员工工作地点的“名册”以及他们在该区域工作的其他员工）以及员工用来跟踪进度的其他“区域表” 。人们每季度移动一次，所以我希望能够更新我的名册，然后让编程更新他们的工作表的共享状态，而不是点击每个工作表和复制粘贴的电子邮件。

据我所知，目前没有可能的方法来使用谷歌产品来实现这一目标。除了Google开发的新功能外，还有其他方法吗？

Answer 1

我不认为我完全理解你的要求，所以我将开始重述我所理解的内容。

1. 为每位员工生成一份他们在该季度工作的人员名单。
2. 对于员工拥有的某组文件，请将这些文件编辑为员工当前的同事。

对于第1点，您已经在Google表格中构建了列表，因此您可以将内容读入数组进行处理。您可以使用Google Apps Script Spreadsheet Service。示例：

var roster = SpreadsheetApp.getActive(); //assuming the script is running within the Roster spreadsheet
var employeesSheet = roster.getSheetByName("Employees"); //assuming sheet name is "Employees"
var employeeEmails = employeesSheet.getRange("B2:B").getValues(); //assuming the emails are in column B with the first row as header

//In this next line I'm going to make a very big simplification.
//I will assume that the coworkers emails are listed as "coworker1@company.com;coworker2@company.com" in the cell.
//This is likely not the case, but you may already have this formatted in a way that works.
//If not, you can merge these values in Google Apps Script, but I'll consider that outside the scope of this question.
var coworkerEmails = employeesSheet.getRange("C2:C").getValues(); 

对于第2点，我假设您已经有办法确定哪些文件需要修改其访问权限，并且您有权进行这些修改。您需要为此部分使用Drive Service。在我的示例中，我将假设所有相关文件都保存在特定于每个员工的文件夹中，并且文件夹ID保存在D列中。

var folderIds = employeesSheet.getRange("D2:D").getValues();
for (var i=0; i<employeeEmails.length; i++) {
  var folder = DriveApp.getFolderById(folderIds[i][0]);
  //At this point, you could give direct access to the entire folder,
  //or just to the files within the folder, as I will do.
  var files = folder.getFiles();
  while (files.hasNext()) {
    var file = files.next();
    file.addEditors(coworkerEmails[i][0].split(";"));
  }
}

请注意以上内容：

• 这是未经测试的代码，仅用于演示如何实现您正在寻找的思考。
• 没有撤消访问权限。不过，这一点非常简单。
• 仅folder.getFiles()命令 获取文件夹子项的文件。因此，如果文件夹有子文件夹，您还需要遍历这些文件夹。
• 您可能需要在名册电子表格中创建custom menu以运行此脚本

最后，包括自定义菜单，您的代码可能会像：

function onOpen() {
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  var menuEntries = [];
  menuEntries.push({name: "Reset Permissions", functionName: "resetPermissions"});
  ss.addMenu("Roster Actions", menuEntries);
}

function resetPermissions() {
  var roster = SpreadsheetApp.getActive();
  var employeesSheet = roster.getSheetByName("Employees");
  var employeeEmails = employeesSheet.getRange("B2:B").getValues();
  var coworkerEmails = employeesSheet.getRange("C2:C").getValues(); 
  var folderIds = employeesSheet.getRange("D2:D").getValues();
  for (var i=0; i<employeeEmails.length; i++) {
    var folder = DriveApp.getFolderById(folderIds[i][0]);
    var files = folder.getFiles();
    while (files.hasNext()) {
      var file = files.next();
      file.addEditors(coworkerEmails[i][0].split(";"));
    }
  }
}

作为参考，这就是我假设“名册”电子表格中的示例“员工”表格看起来的方式：