Question

我正在将Excel电子表格转换为Access数据库。我是Access的新手，虽然我通过当地的培训公司参加过几门课程。在我转换的电子表格中，我们目前使用一个“跟踪”号码来识别每个主记录（将在我的新主表中），格式为“YY-XXXX”，其中“YY”是当前的2 -digit year和“XXXX”是一个序列号，从0001开始，每年可以达到9999。因此，2014年的最后一次记录可能是14-1025，而2015年的第一个记录是15-0001。

为了保持旧数据的一致性，我想使用相同的编号系统。我知道我可以生成一个标准的自动编号作为主键（我也可以这样做，但我希望在表单中创建一个新记录时，这个YY-XXXX字段会自动排序。所以，你怎么能推荐这样做的方法？

我的第一个想法是创建和合并两个字符串，一个将当前日期转换为两位数的文本字段，另一个是序列的自动编号？我玩过这个并没有得到任何工作。我不太擅长VBA代码，因此它只是尝试创建表，字段和表达式。但也许VBA是唯一的方法。

虽然我不知道如何做到这一点，但是一个可接受的选项可能包括使用六位数的自动编号，并且只是在前两位数后用短划线格式化，以及一种轻松重启编号的方法，即在明年1月1日，将自动编号设置为160001（格式为16-0001）。

那里有什么好主意吗？

Answer 1

我已多次设置类似的系统。连接两个值总是比将它们分开更简单。正如您所提到的，为您的PK使用自动编号。然后创建两个单独的整数（非文本）字段 - TrackYear，TrackSequence并在两者的组合上设置唯一索引。在表单的BeforeUpdate（NOT BeforeInsert）事件中添加以下内容：

If Me.NewRecord Then
ME!TrackYear = Format(Date,"YY")
Me!TrackSequence = Nz(DMax("TrackSequence",<yourTable>,"TrackYear=" & Format(Date,"YY")),0) + 1
End If

根据您的表创建一个查询，包括所有字段，以及另一个计算列TrackingNbr：TrackYear＆amp; ＆＃34; - ＆＃34; ＆安培;格式（TrackSequence，＆＃34; 0000＆＃34）。您想要查看TrackingNbr的任何地方，请使用此查询。要从Excel工作表导入，您需要拆分现有数字，但这是一次性的事情。您可以在Excel中编写公式，也可以在Access中的附加查询中执行此操作，无论您更熟悉。

Answer 2

由于您的跟踪号是标准格式并且填充0，因此应该很容易获得每个给定年份的最后一个，拆分两个部分，递增序列部分，然后返回下一个部分。

这是我将如何做到的。

将其粘贴到新模块中。（务必将 MainTable 更改为主表名称，并将 TRACKING_NO 更改为跟踪编号列名称）

Function GetNextTrackingNo(Optional nYear As Long = 0) As String 'be sure to pass nYear as 2 digit year if you ever use that option!
  Dim strLastTN As String     'get the last tracking number per given year
  Dim nSEQ As Long

  If nYear = 0 Then nYear = Year(Now) - 2000 'year was not passed so use current year; -2000 should be fine until year 2100

  'Get the last Tracking number for the given year
  strLastTN = Nz(DMax("TRACKING_NO", "MainTable", "Left([TRACKING_NO],2) = '" & nYear & "'"), 0)

  'get the sequence number from the string
  nSEQ = CLng(Right(strLastTN, 4))

  'increment the sequence so you get the next one.
  nSEQ = nSEQ + 1

  'you might want to have a check here to see if next sequence is greater than 9999!

  'return the next tracking number in the desired format
   GetNextTrackingNo = Format(nYear, "00") & "-" & Format(nSEQ, "0000")

End Function

您可以在另一个功能中测试它：

Function TestGetNextTrackingNo()

  MsgBox GetNextTrackingNo 'show the next tracking number for this year
  MsgBox GetNextTrackingNo(14)  ' show the next tracking number for last year
  MsgBox GetNextTrackingNo(16) 'show next tracking number for next year

End Function

您可以使用Form_BeforeInsert（将 TRACKING_NO 更改为跟踪编号列名称）在表单中使用该功能

Private Sub Form_BeforeInsert(Cancel As Integer)
  Me.TRACKING_NO = GetNextTrackingNo
End Sub

或者如果您想在当前记录中使用日期字段来指定年份，请使用此字段：

Private Sub Form_BeforeInsert(Cancel As Integer)
  Me.TRACKING_NO = GetNextTrackingNo  Year(me.MyDateControl)-2000
End Sub

自定义自动编号

2 个答案: