访问查询正在复制唯一记录/链接表问题

Question

我希望有人可以帮助我：

我有一个简单的查询，将名称和基本详细信息列表与另一个包含更多特定信息的表相结合。有些名字必然会出现不止一次，“John Smith 1”和“John Smith 2”这样的任意区别都不是一个选项，所以我一直使用自动编号来保持记录的清晰。

问题是我的查询为每个出现多次的名称创建了两条记录。例如，有两个名为“Sophoan”的客户端，每个客户端具有不同的ID号，并且查询每次都拾取两次，从而产生四条记录（当应该只有102条记录时总共有122条记录）。 “唯一值”设置为“是”。

我尽可能多地研究并完全陷入困境。我试图修改sql但它总是带有错误，我认为是因为查询中有太多字段。

我错过了什么？或者查询是错误的方法，我需要找到另一种方法来组合我的表？

详细项目：我正在为慈善机构建立一个数据库，该数据库有两项主要活动：社会工作和培训。该数据库用于记录他们的客户信息以及他们与客户的互动结果（他们要求帮助的问题，培训研讨会的结果等）。一些客户端将在组织想要跟踪的活动之间进行交叉，因此所有注册的客户端都会进入一个列表，并且各个表格会旋转以收集客户端参与的每个特定活动的数据。此查询应该是我的解决方案将这些表组合起来，供用户输入数据。

目前我有以下表格：

• AllList（客户名称和基本联系信息的主列表;'社会工作注册'和'参与者注册'通过以下方式加入此表 '名称'）
• 社会工作登记（社会工作客户名单，详细信息 每个案例）
• 社会工作跟进表（员工致电社会工作客户时使用） 看看他们的问题是如何进展的;登记册太多了 列也可以保留;加入“客户名称”注册
• 参与者注册（培训客户名单和详细信息 他们参加了哪些研讨会以及他们为什么缺席 错过了一个会议）
• 个别研讨会表x14（每个研讨会包括一个测试和 这些表记录了客户的答案以及每个答案的得分 个人考试;届时将有超过20个 数据库完成;所有人都加入了“参与者注册” '参与者姓名'）

查询：

• 参与者概述查询（将来自“注册”的考勤数据与每个工作坊的评分数据相关联，以呈现为只读 概述;这个似乎工作得很好）
• 社会工作查询（非功能性;旨在链接'客户 注册'到'AllList'进行数据输入，以便在新客户端时 注册后，它会在两个表格中创建一条新记录 记录匹配在一起）
• 参与者查询（尚未尝试;如上所述，旨在链接 '参与者注册'到'AllList'进行数据输入）

但是我意识到查询不能用于数据输入，所以这种方法似乎是死路一条。我在使用子表单进行数据输入方面取得了一些成功，但我不确定它是否是最佳方式。

所以，我基本上希望实现的是同时向两个表输入相同数据（对于新记录）并将结果记录匹配在一起的方法（对于现有记录的新条目）。但是同一个名称可能不止一次出现作为一个独特的记录（例如三个人名为约翰史密斯）。

[N.B。有更多的表存储辅助信息，但与问题无关，因为它们不存在，也不会链接到任何其他表。]

Answer 1

  

我意识到查询不能用于数据输入

实际上，非复杂查询 通常是可编辑的，只要您想要编辑其数据的表格保留在核心位置即可。的查询。 Access使用许多因素来确定查询是否可编辑 大多数情况下，很容易弄清楚查询为什么变得不可编辑 问自己一个问题：如果我编辑这些数据，Access将如何确保准确地更新数据，而不会产生歧义？

如果您的表已定义主键并且这些是查询的一部分，并且如果没有分组，计算字段（使用某些函数来更改或测试该字段的值的字段）或复杂连接，则查询应保持可编辑状态 你可以在这里阅读更多相关内容：

• How to troubleshoot errors that may occur when you update data in Access queries and in Access forms
• Dealing with Non-Updateable Microsoft Access Queries and the Use of Temporary Tables.

  

因此，我基本上希望实现的是同时向两个表（对于新记录）输入相同数据并将结果记录匹配在一起（对于现有记录的新条目）的方法。但是同一个名称可能不止一次出现作为一个独特的记录（例如三个人名为约翰史密斯）。

这句话实际证明您的数据库存在设计问题。

数据库设计的基本原则是尽可能地消除冗余。其中一个原因实际上是避免在多个地方更新相同的数据。

另一个评论：您使用客户端的名称作为自然密钥。坦率地说，它是不一个非常好的主意。通常，您希望确保表格的主键构成的内容随着时间的推移是唯一可靠的。
使用人名通常是错误的选择，因为：

• 人们改名，例如在许多文化中，女性在结婚后改姓 输入名称时可能也会出现拼写错误，如果该数据在不同的表格中用作外键，现在很难纠正它。
• 随着您的数据库的增长，您可能最终会遇到一些具有相同名称，创建冲突或强制用户更改该名称的人，因此它不会创建副本。

在表中强制记录唯一性的最佳方法是在创建新表时使用Access提出的默认 AutoNumber ID字段。这称为代理键 它并不意味着要编辑，更改甚至显示给用户。它的唯一目的是允许表的主键是唯一的并且不随时间变化，因此它可以可靠地用作从一个表到另一个表引用记录的方法（如果表需要引用特定记录，它将包含一个将保存ID的字段。该字段称为外键）。

您对表的名称不够精确：将每个表视为实体保存相关数据。
你有一个名为AllList的表的事实意味着它的目的不是那么好想的;这听起来像是一个全能而不是精心设计的实体 相反，如果这是您的客户列表，则只需将其称为Client。该表的每条记录都包含单个客户的信息（无论是使用复数还是单数都取决于您，只是坚持您的选择，但保持一致非常重要。）
不要使用客户端的名称作为密钥，而是创建ID字段，自动编号，并将其设置为主键。

让我们重命名＆＃34;社会工作注册＆＃34;，其中包含客户的案例，简称为ClientCase。从你对表格的描述中可以清楚地看出这种关系，但是表格名称本身并不清楚（顺便说一下，我知道Access允许表格和字段名称中的空格，但使用它真的很糟糕）如果你至少关心你工作的未来，那就可以了。）

在此中，创建一个ClientID号码字段（外键），该字段将保存ID表中相关客户的ClientCase。

您不会谈论客户与其案例之间的关系。这是您必须明确的另一个领域：单个客户可以拥有多少个案例？

• 最多1个案例？ （0或1个案例）
• 正好是1个案例？
• 至少一个案例？ （1个或多个案例）
• 任意数量的案件？ （0个或更多个案）

了解这一点对于在查询中选择正确类型的JOIN非常重要。在构建数据库时，它是设计假设的关键部分。

例如，在最一般的情况下，假设客户可能有0个或更多个案，您可以有一个报告显示客户的名称以及与他们相关的案例数量如下：

SELECT Client.Name,
       Count(ClientCase.ID) AS CountOfCases
FROM Client
  LEFT JOIN ClientCase
     ON Client.ID = ClienCase.ClientID
GROUP BY Client.Name

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您已经更多地描述了您的基本设计，但这还不够。向我们展示您尝试的实际表结构和SQL查询。从您提供的描述中，很难真正理解设计的实际细节，并告诉您它失败的原因以及如何使其发挥作用。