您如何报告您的项目状态？

Question

目前，我使用"One Page Project Manager" Excel Template作为项目状态报告。它包含上周工作的摘要和下周的预测。对于我们跟踪的所有重要任务，如果它们是否被选中。一页上的一切。我每周都会将此报告发送给所有参与者/利益相关者。 （提示：我不在敏捷环境中工作）

您如何报告项目状态？

Answer 1

状态报告应该是简短的（没有人喜欢坐在那里多年，而团队的每个成员都在谈论他们的状态）所以我是SOFT报告的忠实粉丝：

• 成功 - 自上次状态会议以来您取得了哪些成就：直接关闭项目进度的任务。如果可能的话，我试图避免报告x％完成 - 它已经完成，或者它没有。按％表示意味着周的任务将达到95％。这也鼓励项目经理/技术负责人将工作分解结构分解为不超过几天的任务。
• 机会 - 您是否发现了任何机会：有助于项目尚未被考虑的事情（例如：找到更好的方法来编写脚本，一个可以保存项目的库自己实施某些事情等）
• 未来工作 - 您现在和下一次状态会议之间的工作是什么：再次直接关闭项目进度表。
• 威胁 - 您是否发现了任何会影响您完成预定工作的能力的内容？例如：在要求中存在以前未被识别的漏洞，支持电话占用了大量的时间，实施的事情比预期的要困难等等。

理想情况下，我会尽量避免在大型项目会议中做这些事情，因为90％的资料与会议室中一半人无关。我喜欢在会议之前收集SOFT报告，花一些时间在会议之前查看它们，然后讨论在实际会议期间可能与每个人相关的具体问题。

Answer 2

我的小隔间外面有一块白板。它是一个笑脸。当项目中的状态发生变化时，它会在皱眉，担心的波浪，严峻的决心，微笑和笑容之间切换。旁边是一个代表最后一次更改的箭头。

虽然它起初是一个笑话，但它确实是让非技术同事发布项目所在位置的好方法。

Answer 3

我不喜欢单独的状态报告。我希望项目状态报告是我们使用的项目管理软件的功能。节省时间并向每个人（团队，管理人员，利益相关者，客户）提供相同信息的最佳方法之一是拥有一个统一的信息/数据管理系统，并将其用于满足您的所有需求。即使您必须在公司外部发送单独的报告，最好也应该是该管理系统的报告。

我们处于敏捷环境中并使用VersionOne。团队管理其上的所有任务和活动，同时公司中的其他所有人都可以查看进度，查看burndowns以及本质上属于VersionOne的许多其他报告。

http://www.VersionOne.com

Answer 4

您为自己维护的项目管理信息是一回事，您向高级管理层和客户展示的是另一回事。

如果您的客户从事食品运输业务并且正在为您构建ERP应用程序，那么他们很可能无法理解敏捷/ scrum或prince2的概念。

他们会理解什么？百分比和普通英语。

这是我每周向客户和高级管理层发送的“项目进度更新”（或“突出显示报告”）的示例（通常在周五下午）。

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2 / DEC / 2008重点报告

• 您的项目已完成65％。
• 设计/模型阶段的所有任务的100％已经完成。
• 编码阶段70％的任务已经完成。
• 项目管理阶段已完成45％。
• 到目前为止，质量控制阶段已完成10％。

• 35％的辅助任务已经完成

• 我们的错误日志目前包含3个未修复的错误（其中1个被标记为高优先级）。

• 错误日志还包含待批准的3个功能添加。

我们刚刚将最新的作品上传到我们的暂存位置供您查看。

我们将要开展的下一件事是照片库组件，我们的目标是在下周末完成（将在下周中期确认）。

我们仍在等待信用卡网关提供商确认您的帐户，以便您可以接收在线付款。我们已将此标记为风险，因为我们仍在等待您的互联网商家帐户获得银行批准。

如果您有任何问题，请告诉我，我会很乐意尽我所能回答。

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它很简单。它确实错过了许多有用的指标，你可以从燃尽图和scrum方法中获得。但这些并不是直接向客户（或管理层）提供的好数据。

哦，我应该对列出错误提出一点意见。高级管理人员有不同程度的披露。就个人而言，我非常透明。但是你应该向你的经理询问你可以向客户透露多少“不好的东西”。

如果您有兴趣，我有一篇关于此的更深入的博客文章：Project Status Reports Everyone Can Understand

LM

Answer 5

即使您没有使用敏捷，您仍然可以通过跟踪功能而非任务来取得进展。

您的利益相关者很可能不知道'重构t_sec_name表以将自动增量添加到标识列'是什么意思，并且很可能不关心它是否已完成。

但是，如果您要报告“提高向应用程序添加新用户的性能”的进度，您就可以向读者传达有关进度的信息。

所以我会报告：

• 功能级别的更改/修复/增强功能的进度，
  • 工作完成
  • 正在进行中
  • 工作计划
• 业务/客户要解决的决策/问题
• 风险（创建报告是更新风险登记的好时机）
• 团队问题（假期，病假，培训）

Answer 6

我工作的各种“强制”格式。

我的日常状态分为三类：

• 完成的事情
• 未完成的事情（及其原因）
• 客户评论
  • 包括功能/添加的请求
  • 坦诚的感谢，投诉等
  • misc其他

项目状态将每日状态与日程安排联系起来，以显示前进/后方的内容。

Answer 7

我的公司使用VersionOne来获取诸如已完成的待办事项项目的百分比，先前冲刺的延期项目以及整体项目完成百分比等信息。当我们想要向客户提供此信息时，我们会创建一个功率点演示并包含该信息。对于内部使用，我们只需在VersionOne的网站上查找，或将其放在excel文件中，以供无法访问它的非技术员工使用。

Answer 8

我使用由我以前的项目经理开发的优秀项目状态报告。我已经成功地使用了它，因为它与各种赞助商合作，他们喜欢关注问题，风险，里程碑和预算。

我已经将XLS文件与一堆其他PM templates放在一起了。最后我会把它周围的文字描述如何有效地使用它。但是，如果您坚持使用非情绪化语言，请关注应该设置的问题/风险的影响。

我也看过OPPM的书并没有给人留下深刻的印象。相比之下，我们的Project Status Report通常需要15分钟的时间来学习如何使用而不是整本书。

注意：这不是为团队成员报告其状态而设计的，而是为了向负责多个项目的赞助商和项目经理报告他们的项目状态。