Dynamics CRM：如何限制其他团队看到的潜在客户记录？

Question

我们的小公司希望在线管理MS Dynamic CRM 2013上的销售活动。

将有两个部门（销售和营销部门），除了潜在客户之外，他们不会看到彼此的记录，因为他们必须一起处理这些记录。因此，只有Leads记录将从营销部门分享到销售部门。

在销售团队下，至少有2个或更多销售团队（可能基于地点或产品）为不同的帐户工作。除非需要与其他团队共享特定记录，否则他们也不应该看到彼此的记录。

现在，我正在努力了解什么是最佳解决方案，

选项1：我是否应该只创建1个BU（带有公司名称），并根据需要创建销售和营销部门以及其他团队。

OR

选项2：我应该创建两个BU（1个用于销售，1个用于公司名称BU下的营销活动）？

1. 如果我的要求或可能是其他任何建议，应该建议哪个选项？

2. 销售和营销部门之间的共享线索和两个部门都可以创建线索。 创建潜在客户后，自动通知关注销售人员。

3. 销售和营销经理只能管理他们的团队，例如销售经理无法读取/创建/更新/删除与营销活动相关的团队。 （如果我设计只有1个BU，我想我将无法管理它）

4. 偶尔在销售和营销团队之间共享以及在销售团队之间共享。

5. 此外，由于我是CRM新手，您能告诉我们如何限制团队用户阅读/创建/更新/删除其他团队的记录吗？

6. 此外，当我们为团队分配任何安全角色时，属于该团队的所有用户将自动拥有该访问权限。我如何限制这个？例如，团队中的用户具有安全角色作为＆＃34;销售人员＆＃34;有铅记录 - 阅读许可。并且，如果我指定＆＃34;销售经理＆＃34;具有Lead Records的团队的安全角色 - 完全访问权限。所以现在，所有团队成员都可以完全访问Lead Records。我怎么阻止这个？没有为团队分配任何角色，我无法将任何记录分配给团队。

谢谢，

塔尔。

Answer 1

初步想法......

将有两个部门（销售和营销部门），除了潜在客户之外，他们不会看到彼此的记录，因为他们必须一起处理这些记录。

业务部门是可行的方式。销售的BU和市场营销的BU。共享潜在客户将是一个选项，但您可能想要考虑另一个BU仅针对潜在客户。这有点取决于是否所有潜在客户都会被分享，或者是否需要以某种方式划分潜在客户。另外google for＆＃34; dynamics 2013访问团队＆＃34;因为该功能可能有用。同样考虑团队的使用，因为团队可以像用户一样拥有记录，这可能很有用。

在销售团队下，至少有2个或更多销售团队（可能基于地点或产品）为不同的帐户工作。除非需要与其他团队共享特定记录，否则他们也不应该看到彼此的记录。

显然，请使用团队。引导由团队而不是用户拥有可能是有意义的。困难在于共享，因为默认允许与/或用户/团队共享。您可能需要根据设置方式实施自定义共享选项。

选项1：我是否应该只创建1个BU（带有公司名称），并根据需要创建销售和营销部门以及其他团队。 选项2：我应该创建两个BU（1个用于销售，1个用于公司名称BU下的营销活动）？

一般来说，副手选项2对我来说听起来更好。

创建潜在客户后，自动通知关注销售人员。

执行通知的最佳方式是使用工作流程，创建潜在客户。为了通知团队，我们设计了一个名为TeamNotifier的自定义实体，其中包含我们输入所需的字段，并负责向团队中的所有用户发送电子邮件。

销售和营销经理只能管理他们的团队，例如销售经理无法读取/创建/更新/删除与营销活动相关的团队。 （如果我设计只有1个BU，我想我将无法管理它）

不确定我是否按照这个

偶尔在销售和营销团队之间共享以及在销售团队之间共享。

如果销售线索由团队拥有，并且您教育您的用户正确分享或实施自定义共享，这很容易。

此外，由于我是CRM新手，您能告诉我们如何限制团队用户阅读/创建/更新/删除其他团队的记录吗？

欢迎疯狂。记录限制仅限用户/ BU / BU +儿童我们/整个组织。 BU是应用记录限制的一般机制，如果记录需要跨BU访问，则共享是其机制。

此外，当我们向团队分配任何安全角色时，属于该团队的所有用户将自动拥有该访问权限。我该如何限制？

你不能

例如，团队中的用户具有安全角色作为＆＃34;销售人员＆＃34;有铅记录 - 阅读许可。并且，如果我指定＆＃34;销售经理＆＃34;具有Lead Records的团队的安全角色 - 完全访问权限。所以现在，所有团队成员都可以完全访问Lead Records。我该如何阻止它？

你不能

如果没有为团队分配任何角色，我无法将任何记录分配给团队。

正确。团队安全有细微之处，但团队就像用户一样有效。无论角色如何，团队的每个成员都有。将团队视为应具有相同安全性的人员。如果他们应该具有不同的安全权限，那么他们所在的团队实际上没有安全角色，并且在用户级别分配角色，或者团队具有最低的共同安全性，并且某些团队用户直接获得额外的安全性，或者因为他们是在高级用户团队以及普通团队中。

这些都是想要考虑的想法。根据我的经验，您发现适合您的设置的唯一方法是尝试一些东西，失败几次，喝啤酒并尝试下一个。最终你会做对的。

在进一步的问题之后有更多的想法

我自己还没有使用过访问团队，但据我所知，它们是一种新功能，可以解决与共享大量记录相关的旧性能问题。 Here是了解功能的好博客。 Gareth回答问题非常好，所以可能想尝试一下。

我怀疑你是否能够通过工作流程达到你想要的效果。那里没有足够的OOTB功能。您的场景非常复杂，我认为您需要以某种方式简化它或使用插件。使用插件，您可以做很多事情，但它们更难维护等。另一个代码级选项是创建您自己的工作流活动（我认为它们被称为）以增强OOTB。相同的代码，但是wf附加组件可以通过UI重复使用。

看起来访问团队无法拥有记录。请记住，它们存在，因为名称意味着访问无法访问的记录，即它们归user1或team1所有，而user2通常无法访问记录，除非user2位于访问team1中且已设置为能够访问具有特定权限的实体X的记录。同样，这种类型的东西的旧机制是共享（它仍然存在）。共享可能对您的方案更有效，但在超过一定数量的共享时会出现性能问题。 MS下载中提供了一个非常全面的文档，可以在crm的安全性考虑中尽可能多地详细说明....发现the link

阅读它，如果你还在呼吸并有更多问题，请开火。但我必须说，如果你理解白皮书，那么你就领先于大多数人！

关于我可以告诉你的所有事情，我很害怕。