如何确保项目管理问题得到解答

时间:2010-01-14 16:11:52

标签: project-management communication

背景:在一个新项目中,我发现自己从实际的信息来源中删除了3个级别。我向我的PM报告,他向我们的承包商报告,他向实际的客户报告。获得问题的答案已成为一个问题,我很想知道人们的建议。

需要:我正在努力寻找一种技术或严谨的策略来帮助我确保我所提出的问题得到解答:

  • 正确无需对原始问题进行太多修改
  • 快速,以便原始背景不会丢失
  • 完全如此,如果问题被推迟,我不会忘记它。

有没有人知道有助于此事的软件套件,或者您是否有适合您的个人纪律策略?

感谢您的指导

5 个答案:

答案 0 :(得分:4)

一种策略可能是切断中间人。直接去客户端询问他/她想要什么。

稍微不那么大胆的说明,请求您,您的PM,承包商和客户同时满足,而不是依靠电子邮件链或技术(这无疑不能满足每个人的需求)进行中继信息。只要你有一位经理愿意让你标记,这种策略在我的经验中效果特别好。

答案 1 :(得分:2)

我能建议的最好的技术是电话。你必须开辟直接的沟通渠道。但是我想你知道这一点并且发现它很难,但沿线的人并没有帮助。所以现在你必须解决那个人,找出原因,他们的保留意见以及你如何减轻他们的恐惧。

至于软件,我建议您不要寻找解决此类问题的软件解决方案。假设您实施了一个新的故障单系统,用于捕获客户问题和评论,并将您的问题和评论反馈给您的客户。下次您解决管理问题时,将会发生以下两件事之一:

- 回复将是'但你告诉我们安装系统TT会解决这个问题!'

OR

- 系统TT必定存在问题,我们会将精力转移到修复软件上。

哦,并写下来,所以电子邮件可能比电话更好。

此致

标记

答案 2 :(得分:1)

对不起,但这听起来不像技术问题。优秀的项目经理确保沟通,并允许您在必要时直接与客户合作。这是一个沟通/管理问题。

答案 3 :(得分:1)

PRINCE2(项目管理方法)将您的问题定义为项目问题(基本上问题是需要注意的任何问题,因此问题与软件缺陷没有区别。)

基于此,我建议您跟踪跟踪任何其他问题的方式。

在您的缺陷跟踪系统中(您确实有一个权利吗?)设置类别/分类/任何“问题”并记录它们并将它们分配给客户端(理想情况下应该直接访问它们)或项目经理(现在有一种跟踪它们并记录答案的方法)。

与所有问题一样,你应该确保你提供了大量的信息和背景,以确保你得到一个好的答案(强制性的杰夫/乔尔参考:在这种情况下杰夫认为你只是提出一个问题,你放了什么进去)。如果你不是真正要求它的人,这显然会有所帮助,尽管许多人已经说过尽你所能来接近客户。

答案 4 :(得分:1)

要记住的关键是人们很懒惰。

如果您通过电子邮件清楚地以您的联系人喜欢的格式提出问题,那么他很可能会将它们转发到下一个命令链中,等等。

有关如何构建此类电子邮件的一些快速提示:

  1. 列举所有问题。必不可少的,否则通常只会回答最新的问题
  2. 非常具体地说明您需要输入的实际问题是
  3. 如果有一组固定的替代方案,或者您有明确的建议,请确保明确说明
  4. 避免将FYI消息与问题混在一起。相反,发送单独的电子邮件
  5. 在发送之前仔细阅读您的电子邮件并查找可能被误解的内容
  6. 祝你好运