如何附加和查看pdf文档以访问数据库

Question

我有一个非常简单的数据库访问，但对于每个记录我需要附加一个扫描的文档（可能是pdf）。执行此操作的最佳方法是什么，数据库不应该只链接到PC上的文件，而应该复制并保存文件，这意味着如果原始文件丢失，数据库被移动或复制，文件仍然应该可以从数据库中访问。这可能吗？什么是最简单的方法呢？如果我应该写一个宏，我只是不知道从哪里开始。而且当我显示表格的报告时，我想看到文件的缩略图。 谢谢。

Answer 1

正如其他回答者所指出的那样，将文件数据存储在数据库表中可能是一个值得怀疑的做法。也就是说，我个人不会将其排除在外，但如果您打算采用该选项，我强烈建议将文件数据拆分为自己的后端文件中的表。例如：

• 创建一个名为Scanned files.mdb（或Scanned files.accdb）的新数据库文件。
• 添加一个名为Scans的表，其中包含FileID（自动编号，主键），MainTableID等字段（匹配主数据库文件中主表的主键） ），FileName（文本），FileExt（文本）和FileData（'OLE对象'，实际上只是一个BLOB - 实际上并不使用OLE对象，因为它们会使数据库膨胀可怕）。
• 返回前端，将Scans的引用添加为链接表。
• 使用一点VBA从Scans表格上传和提取文件（如果您对此机制感兴趣，请发布单独的问题）。
• 使用VBA Shell例程（如果必须）或Windows API中的ShellExecute（=更好的IMO选项）打开提取的数据。

如果您使用较新的ACCDB格式，那么您可以使用smk081建议的“附件”字段类型。这基本上可以为您完成大部分上述步骤，但是“手动”操作会为您提供更大的灵活性 - 例如，它允许为每个文件提供“DateScanned”或“DateEffective”字段。

也就是说，您对缩略图的要求将需要显式编码您采取的任何选项。 可能可以利用Windows文件预览API，虽然在调查之前我确定缩略图是一个明确的要求 - Access VBA足够强大，可以鼓励尝试复杂的解决方案，但经常不清理并且足够现代化，以便以特别可维护的方式实现它们。

Answer 2

当您进入表格的设计视图时，数据类型下有一个附件类型。您可以在此处添加附件字段。当您进入表格的数据表视图时，您可以为特定行选择此字段，并打开一个窗口供您指定附件。如果添加大量附件，这将导致数据库的大小快速增长。

Answer 3

您可以在表中使用OLE字段，但我建议您不要使用此方法。数据库很快就会变得巨大，你会后悔的。

相反，您应该考虑添加一个存储文件路径的字段，并将文件保存在网络上的一个文件夹中。然后，您可以使用SHELL（）命令打开该文件。如果出现问题，恢复Access数据库和恢复PDF文件有什么区别？这将使您的数据库保持在可管理的大小，并减少损坏的可能性。