Question

每个软件开发专业人员（尤其是项目经理）都必须处理永无止境的电子邮件流。在MS Outlook中组织它们的最佳方法是什么？

显然，一些奇特的问题跟踪工具提供了更大的灵活性，但我对可以在大多数组织中部署的普通方法感兴趣。

P.S。查找电子邮件通常是需要解决的问题中最少的。现在搜索非常好。

Answer 1

在我的主收件箱中，我有3个子控制器：Do，Done，Defer和3个宏，用于将所选文件夹移动到相关文件夹中。（alt-1将所选邮件移至完成，然后选择下一封邮件）。每天我都会快速将收件箱过滤到三个文件夹中。我可以在20分钟左右处理几百封邮件。

做，我希望今天能够处理的事情。做了，我不关心/已阅读和理解的东西，我不希望今天再回头看这些。推迟，我会做些什么而不是今天。

在处理结束时，我希望我的收件箱为空。

在一天结束时，Do的所有邮件都转移到Defer（我不想把东西放进去一夜之间完成。

在一天开始时，Defer中的所有商品都使用上述规则进行过滤，我不想在Defer中留下超过一天或2天的东西。如果东西挂了太久我将把它添加到我的日记中稍后处理。

在一天结束时，“完成”中的所有邮件都会根据月份/年份复制到存档文件夹中。完成只是存档事物的停车位。

我使用工具索引我的存档，实际上我使用的是X1，但谷歌桌面是一个很好的选择。

我会在展望说明中过滤掉我想要参考的任何重要事实。

我过滤掉了我想要重新整理的任务（http://www.omnigroup.com/applications/omnifocus/）我找到的最好的GTD。

我不会使用我的收件箱作为待办事项列表或记录我想稍后回忆的微妙事实的机制。我知道很多人都这样做，但恕我直言，这只是一个糟糕的方式。

（交叉发布到LJ）。

EDIT。

哦，根据上面的帖子，我也会通过发送邮件的邮件列表直接过滤任何未直接发给我的邮件。我对每个邮件列表给予了不同的关注。我确实按照上面的机制为每个邮件列表，但有些我瞥了一眼，有些我详细处理。

重新编辑

在评论中，我被要求提供上面提到的宏的来源。我不建议这被视为良好的VBA的一个例子，我很确定它来自互联网并适应我的目的。它已经可靠地工作了很多年。

Sub MoveToDone()
    On Error Resume Next

    Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder, objInbox As Outlook.MAPIFolder
    Dim objNS As Outlook.NameSpace, objItem As Outlook.MailItem

    Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
    Set objInbox = objNS.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set objFolder = objInbox.Folders("Done")

    'Assume this is a mail folder

    If objFolder Is Nothing Then
        MsgBox "This folder doesn't exist!", vbOKOnly + vbExclamation, "INVALID FOLDER"
    End If

    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count = 0 Then
        'Require that this procedure be called only when a message is selected
        MsgBox "No msgs selected", vbOKOnly + vbExclamation, "NO_MSG_SELECTED"
        Exit Sub
    End If

    For Each objItem In Application.ActiveExplorer.Selection
        If objFolder.DefaultItemType = olMailItem Then
            If objItem.Class = olMail Then
                objItem.Move objFolder
            End If
        End If
    Next


    Set objItem = Nothing
    Set objFolder = Nothing
    Set objInbox = Nothing
    Set objNS = Nothing

End Sub

Answer 2

根据您收到的邮件的数量，我有两个可以一起使用的策略：

1）正如大多数人建议的那样，使用您的收件箱作为您的待办事项列表，并保持清洁。有1个存档邮件文件夹，并使用所有搜索工具进行搜索！

2）如果您收到大量邮件，请使用过滤器将您只有CC的邮件移动到另一个文件夹。然后每天只检查该文件夹N次（我使用N = 3，早上，午餐和家庭时间）

如果您发现读取邮箱中的邮件试图让收件箱保持干净，您会惊讶地发现您节省了多少时间。

这可以阻止非紧急邮件中断您的流量，而且速度更快，因为您现在可以阅读TO列表中的人员转换的整个主题。

HTH

Answer 3

自动生成的任何电子邮件都会自动过滤到自己的文件夹中。每个项目的单独文件夹，以及HR和一般公司垃圾的更多文件夹。基本上，一旦响应消息进入文件夹，收件箱应该只包含需要响应的内容。

Answer 4

我会在收件箱中保留任何需要我注意的内容，并将完成的所有内容移至我保存的文件夹中。

我刚刚开始使用类别星期一，我认为这是更多人需要注意的事项。

我有一些规则可以检测主题中的项目名称，并自动分配到正确的类别，我的收件箱设置为按类别分组。

最后我使用Google桌面进行搜索 - 虽然不喜欢将我的邮件移至我保存的文件夹，但速度更快更轻松。

Answer 5

安装LookOut，将所有内容保留在收件箱中，只搜索内容。

好吧，也许某些组织，但LookOut非常好，搜索越好，你需要做的人工组织就越少，这就是一件好事，IMO。

Answer 6

我使用文件夹!!!我们通常会得到具有唯一编号的任务!!所以文件夹以任务号命名!!

完成任务的文件夹移动到存档!!简单而强大！我发现它有用并且在过去的3年里跟随它

Answer 7

我只有两个文件夹：我的收件箱和一个名为“存档”的子文件夹。我的收件箱是我的待办事项清单。如果有任何消息需要进一步关注，或者需要完成某些操作，或者我正在等待某些事情的答案，它会保留在收件箱中。如果已经处理，我将其移至存档。

因此，如果它在收件箱中，它会让我想起每次检查我的电子邮件时我仍需要做的事情。

使用Vista在Outlook中搜索索引使得通过电子邮件搜索与使用Google Mail一样有趣，因此您可以应用与他们相同的策略。为什么要删除电子邮件？

此外，我关闭自动存档并将所有电子邮件保存在本地。

Answer 8

我使用与此GTD文章相同的原则 - link text

基本上，我保持我的收件箱清晰，并将所有内容移动到文章中提到的文件夹中。这些天搜索已经足够好了，你不需要无限的子文件夹。

Answer 9

每个人似乎都建议文件夹;我建议分类。

每个存档年份我有1个活动pst和1个pst，每个邮件被分配一个或多个类别。将文件夹视图调整为按类别分组。

主要优点是您可以为一封邮件分配多个类别。

仍然需要注意的一切都在没有类别的收件箱中。

哦，是的，和规则！如前所述，自动电子邮件的规则以及已知发件人的规则，将传入的邮件归档到特殊的收件箱文件夹中。

Answer 10

我只是将它保存在我的收件箱中并让它自动存档。这样我就可以对收件箱进行排序和搜索以找到任何内容。 Google桌面搜索也有帮助。

我知道有些人将他们的电子邮件严格地重新分配到一个庞大的文件夹层次结构中。他们永远找不到超过2天的东西！ “也许我把它放在项目X下;不，可能在Oracle问题下;不，......”

Answer 11

我是一个极端的分拣者，并且有一个有趣的时间重组我老板的电子邮件模式 - 她每天收到500封电子邮件。垃圾邮件之后并且要求她的所有电子邮件都保留在Outlook中（意味着将2001年的电子邮件转移到存档文件中）。它仍然是一个有机的过程，但最有效，最容易被她采用的是：

1）使用文件夹分隔功能区域。例如：包含合同（包含每个有效合同的子文件夹），业务开发（提案/销售线索）和个人开发（教育和会议材料，收据等）的公司或工作文件夹。公司文件夹外部是非工作相关电子邮件的个人文件夹。

我唯一的经验法则是使用文件夹，但不要对子文件夹发疯。将您的M＆amp; Ms与Snickers和Dairy Milks分开是一回事，另一个是将您的M＆amp; Ms的颜色分开。

2）类别很糟糕。它们不是标签或标签。他们有缺陷。也就是说，除了Outlook 2003中的标志之外，几乎没有什么可以帮助您突出显示/彩色电子邮件。我有一个规则设置为从公司内其他员工发送的任何电子邮件的类别，因此它们不会被忽视。< / p>

完成后：规则，规则，规则。我没有找到限制。我首先得到各种高度精炼的垃圾邮件过滤器，然后是新闻过滤器，将所有列表和新闻稿以及RFP公告移动到新闻文件夹并将其标记为已读（未读消息表示优先级并需要注意;新闻是可选的 - 它是拖延，而不是工作）。然后，每个合同都有一条规则，将来自客户域的任何电子邮件过滤到相应的合同文件夹。

当然，我会先阅读Inbox Zero（特别是this one）和Email Zen，然后在继续操作之前，先了解一下善意对你的意义。

Answer 12

Merlin Mann花了很多时间探讨这个Inbox Zero。有一个很棒的视频presentation at Google非常值得观看。

Answer 13

使用文件夹 - 每个主题一个。项目X，市场营销，个人，TODO等。
我也使用Xobni快速查找来自特定发件人的电子邮件。
两个“特殊”文件夹：发送给我的电子邮件的“收件箱”和我收到CC的电子邮件的“收件箱 - CC”。新的电子邮件到达其中一个文件夹，然后我决定将它们存储在哪里。

Answer 14

我使用Windows Desktop Search。

我有一个巨大的离线PST，我可以移动所有内容，我可以通过搜索轻松找到任何内容。

Answer 15

文件和文件夹，自动过滤和小型收件箱（即Inbox Zero）都是不错的做法，但最终还是能够在您需要时找到电子邮件，而且只有一个答案可用于Outlook在这一刻。

安装Xobni。

Answer 16

每个项目1个文件夹 1个个人邮件文件夹 1个支持文件夹。

大多数其他内容的收件箱。

我通常会设置规则，将邮件自动定向到正确的文件夹中。

Answer 17

文件夹！好又简单。

多年来，我发现这些内容非常宝贵，可以帮助您在客户或项目的基础上组织单独的电子邮件。即使涉及多方，我也只需要查看2个文件夹，找到我想要的东西。

编辑：类似于tloach所说的，我使用收件箱essentailly作为我还需要查看的东西列表。

在MS Outlook中组织电子邮件的最佳方式是什么？

17 个答案: