好的文件管理软件

Question

目前我们所有的文件都存储在Windows网络驱动器上，有15名员工和3名外部工作人员，文件控制开始变得有点噩梦。即使我们制定了相关政策，人们似乎仍然会将文件保存到他们的PC，进行更改，然后将其复制回来而不通知任何人，通过电子邮件发送文件而不是其位置，并创建仅对他们有意义的文件夹/结构

因此，在最近的一个项目中，我们发现有3名员工正在使用相同文档的不同版本，当这3人是编辑和校对时，您可以想象最终出现的问题。

所以我们正在寻找一些不错的简单文件管理应用程序。 MS Sharepoint已被提及，但我们希望摆脱与Windows机器相关联，并且设置成本等似乎对于非盈利公司来说是昂贵的。此外，似乎Sharepoint可能对我们的需求有点过分。

我们所需要的只是满足以下条件：

• 可用于存储和控制文件
• 允许不同的用户访问
• 提供基本版本控制
• 希望通过网络浏览器访问，以便我们的远程工作人员可以访问它

我们并不热衷于SAAS解决方案，因为我们保密的性质，也因为我们每天都在使用这些文件，并且互联网连接不时下降。我们希望能够在内部安装。

理想情况下，解决方案将是FOSS，但我们会考虑购买满足我们需求的软件。

Answer 1

您可能需要问的第一个问题是，为什么现有的Windows文件共享无效，而且人们仍在将文件保存到自己的计算机中。

例如，如果他们经常在办公室外工作而无法访问文件共享，或者他们需要维护工作副本，则这些问题可以通过SharePoint或其他版本控制/文件管理软件修复

然而，如果他们只是不遵循政策，那么你放置什么软件并不重要。弄清楚用户遇到的问题将帮助您选择正确的解决方案。

Answer 2

不确定这是否是提出这样一个问题的最佳地点（这是一个没有写/错误答案的讨论），但无论如何

Google商业应用？

http://www.google.com/apps/intl/en/business/index.html

完全简单，低TOC（OSS在时间意义上不是免费的）。

您可以与外部人员共享文档（读/写或只读），或者只是将旧式复制/粘贴到OpenOffice / Word / iLife中，然后将副本发送给他们

Answer 3

您可以尝试Alfresco：

  

Alfresco是开源的   企业内容的替代方案   由John Newton领导的管理（ECM），   Documentum的创始人和约翰   鲍威尔，前商业首席运营官   对象，由Accel支持   合伙人，梅菲尔德基金和SAP   企业。

Here如何在linux上安装它。

Answer 4

源控制系统不会有用吗？例如SVN？诚然，二进制文件在这里是一个问题，但如果您使用的是基本格式，则可以转换为rtf或Office 2007 \ OpenOffice使用的新文档标准。

值得注意的是，SharePoint和其他变体被广泛使用是有原因的;他们做你需要的。

Answer 5

您是要完全避免使用Windows Server，还是只是避免购买Microsoft SharePoint Server？

如果您愿意购买Windows Server许可证，您将获得一个名为SharePoint Services的SharePoint Server基本版本作为该软件包的一部分。 SharPoint Services使您可以拥有功能强大的文档管理和协作系统，而无需购买额外的软件包。它包括版本控制系统，您可以将其与其他应用程序集成。您可以在此处找到更多信息：Windows SharePoint Services 2.0 Overview。

另一个MS提供的可以处理文件管理和版本控制的解决方案是Microsoft Groove。您可以在此处找到有关它的更多信息：Microsoft Groove。 Groove的一个很棒的功能是它可以作为Sharepoint（以及最有可能的SharePoint Services）的前端，以允许用户更轻松地与文件存储机制进行交互。

第三个选项但功能较弱的将是使用您现有的网络文件共享（通过Windows或Samba），将共享映射到本地驱动器和/或重新配置其“我的文档”以指向网络，并打开“脱机”存储。这将允许用户与他们的文档进行交互，就像他们是本地文件一样，即使他们处于脱机状态。您将在这条路线上遇到一些小问题，但它会让您不必使用纯粹的Microsoft解决方案。

Answer 6

回答上述一些问题。

它不起作用的主要原因是因为。一个人将从共享驱动器打开文档并将副本保存到他们正在处理的PC上。他们所做的更改不在共享驱动器上，当他们将其复制回来时，每个人都做了他们所做的更改，覆盖了任何其他人所做的更改，他们也没有通知任何人，所以如果有人正在使用该文档，他们现在正在工作在旧文件上。这是让用户进入更好的心态的一个案例！但我们认为软件可能对此有所帮助，而且我们的外部工作人员目前无法访问内部驱动器。

我们有许多服务器，只有一个是Windows，因此我们希望摆脱使用该Windows服务器并拥有所有Linux服务器以便于管理。任何MS产品都需要我们运行专用的MS机器!!

映射的本地驱动器并不是一个很好的选择，因为许多人在办公室外工作，因此不会在网络上做出贡献，而且文件结构可能不会允许它。

似乎MS解决方案可能是唯一的解决方案，我只是希望有一些好的替代方案，这也有点简单。

thnkx

Answer 7

标准的sharepoint文档库，打开版本控制，并且需要签入/签出，可满足您的需求。与之前发布的一样，WSS免费提供Windows Server。